Selecionei pra você 10 dicas para adaptar a sala de reunião para vídeo conferência.
Algumas mudanças ocorreram tão rapidamente que já fazem parte da nossa vida, é o caso das reuniões por vídeo. Lembrem que durante um período essa foi a melhor forma de vermos nossos familiares com segurança.
Nas empresas aconteceu o mesmo. Antes a gente se encontrava com todo mundo diariamente, mas agora a realidade é outra por conta dos novos protocolos de saúde e segurança. Por isso todas as firmas estão se adaptando e incorporando novas tecnologias ao seu dia a dia.
Vou comentar aqui de algo que está consolidado, mas nem tão bem resolvido assim. A transformação da sala de reunião tradicional numa sala apropriada para vídeo conferências.
O que devemos ter em mente.
As salas de vídeo conferência devem ser confortáveis, bem ventiladas e iluminadas, oferecer boa acústica e ter dimensões compatíveis com o número de pessoas que utilizará o espaço. Sendo assim locais mal adaptados ou mal concebidos influenciarão negativamente as pessoas. Por isso é bom lembrar que não só a tecnologia é importante, mas também o espaço físico.
Impressionar seu parceiros de negócios é uma necessidade, certo? Então mãos à obra, porque será ruim apresentar um espaço desorganizado ou esteticamente inadequado aos seus clientes e fornecedores.
Veja 10 dicas para adaptar a sala de reunião para vídeo conferência
Ventilação:
A ventilação adequada é muito importante, principalmente com os atuais protocolos de saúde, então é algo a se avaliar de acordo com cada espaço e suas possibilidades.
Iluminação:
A Iluminação deve ser uniforme em toda a sala porque ajuda a câmera a captar cores e contrastes de forma mais precisa. O ideal é utilizar luz difusa ou indireta. Controlar a entrada de luz externa através de cortinas, bem como evitar foco de luz forte atrás dos participantes também ajuda para uma imagem mais precisa e realista.
Cores da sala:
Para o melhor desempenho do seu equipamento de vídeo conferência o ideal é usar cores neutras em tudo que está dentro do ângulo de visão da câmera. Sendo assim o teto, as paredes, os móveis e tudo mais que for visível deve ter tonalidade neutra. Utilize cores fortes com moderação, se possível de forma que não apareçam na imagem.
Superfícies:
Evite as superfícies brilhantes, porque interferem e criam reflexos para a câmera. Preste atenção a elementos que parecem foscos ao nosso olhar, mas que também podem criar reflexos. Um exemplo disso podem ser quadros ou gravuras na parede. Avalie com cuidado tudo que terá na sala.
Planos de fundo:
A câmera capta tudo que está no seu campo de visão então mantenha o espaço organizado e sem excessos. Evite tudo que possa distrair quem estiver do outro lado da câmera, como por exemplo uma divisória de vidro sem cortina e que permita ver pessoas circulando pelo lado de fora.
Infraestrutura
A distribuição dos cabos e fios costuma ser feita pelas paredes, piso e teto e também pelo mobiliário. Então o projeto deve contemplar sua passagem de forma organizada e que permita fácil manutenção, caso necessário.
Acústica
Superfícies muito lisas favorecem a reflexão do som e isso pode causar desconforto para as pessoas na sala bem como dificultar a compreensão de quem estiver do outro lado da câmera. Um bom projeto de acústica deve ser levado em consideração uma vez que vai melhorar a qualidade do som e também contribuir para o sigilo das informações, se isso for um requisito.
Tecnologia empregada:
Defina o tipo de equipamento que vai utilizar em função do tamanho da sala, das condições do espaço e do nível de sofisticação desejado. Existem várias alternativas no mercado. O importante será proporcionar uma experiência de usuário fácil e intuitiva para que as pessoas não tenham dificuldade em utilizar todo o potencial que o equipamento pode oferecer.
Mobiliário:
O móveis devem ser ergonômicos e proporcionais ao espaço e ao número de usuários. Posicione corretamente a mesa de reunião para que todos consigam ver e ser vistos. Caso seja possível sua utilização, as mesas cônicas são ideais para salas de vídeo conferência. Isso porque as pessoas sentadas à frente não impedem que as pessoas atrás vejam e sejam vistas pela câmera.
Pessoas:
Por último, mas não menos importante. Pensar nas necessidades dos usuários é fundamental. O que será necessário para a melhor facilidade de acesso, o conforto e uma boa experiência? Cada empresa tem suas características então vale pensar no que será importante agregar ao espaço. Uma bancada com máquina de expresso por exemplo?….
Projetos para sala de reuniões
O que você achou dessas 10 dicas para adaptar a sala
de reunião tradicional para uma sal de vídeo conferência? Pode parecer complicado para um leigo, por isso contrate um arquiteto ou designer de interiores e valorize o seu investimento.
Vale elaborar uma lista, ou briefing, contendo todas as informações necessárias, que vão desde a quantidade máxima de pessoas até o tipo de tecnologia empregada e sistema de transmissão, wifi ou cabo. Quanto mais detalhes melhor!
Essa lista é muito importante porque teremos os elementos principais que vão nortear o projeto, tais como: nível de sigilo desejado; quantidade de pessoas mínima e máxima; nível de acabamento e estilo do ambiente…
Não perca tempo, renove a sua sala de reunião o quanto antes e aproveite os novos tempos!
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